ワードの差込印刷をaccessと連携

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70代の母が、色々な資格を取得して、現在は、相談員の仕事をしています。
市役所の契約社員のようで、時給も良いみたいで
先生と言われるのが嬉しいみたいで、楽しそうに仕事をしています。
この年代にしては珍しく、車を乗り回す母。娘の私はペーパーで運転できないけど・・

そんな母も、私の影響でパソコンを使う人です。
相談の内容をレポート提出しなくてはいけないらしく
結構面倒そうだなと思って、私が簡単にシステム化すると安請け合いして
しまったのがことの発端。

ワードのテンプレートがあってレイアウトは変えたくないとのことなので
あくまでもデータ入力をaccessで行って、ワードの差込印刷をすれば
良いんではと思いました。

入力画面と一覧画面をaccessで作成しました。
accessの一覧からワードを起動して差込印刷を実行するのは
現在、セキュリティの問題でできないらしいです

この画像は、差込印刷機能のワードを起動するときに表示されます。
この表示はどうやら消すことはできないそうです。
消すにはレジストリをいじらないとダメだそうです。

また、accessからワードを操作して起動するとき、このダイアログの「いいえ」を
押して起動するものになるらしく、accessで操作はできないんだと断念しました。

ワードの方にマクロを作成して、そのマクロ起動することで
自動的に差込印刷できるようにしました。

実家に帰った時に、試しに動かすと問題勃発

◆問題
・officeのバージョン違いにより、参照設定でエラーになりました。
→accessからワードを操作するのをやめました。
参照設定を解除しました。

・ワードのバージョンが古いので、差込印刷のデータを私のaccessデータを
読み込めずにエラーになりました。
→accessのデータをmdb形式にバージョン落としました。

・私のワードのマクロが下位バージョンだと見れなかったので新規に作成しなおしました。

・バージョンが変わると差込印刷するやり方も変わるみたいで・・
試行錯誤の上、なんとか印刷できるまでになりました。

◆私の環境:office2010

◆母の環境:office2003

これだけバージョン違うと全然違うなと思いました。

簡単に差込印刷の連携方法を記載します。

右クリック→エクスポート→ワード差込を選択します。

クエリーでもテーブルでもなんでも良いです。

既存のワードに差込を選んでOK

ワードのメニュー差し込み文書→差込フィールドの挿入を選択すると

テーブルの項目名がずらずらっと出てきますので選択して差込たい場所までドラッグします。

ドラッグすると<<address>>という風にワードに掛かれます。

メニューの「結果のプレビュー」をクリックすると1件ずつ表示されます。

完了と差し込みをクリックで印刷すると全件印刷されます。

ワードの画面は、1ページ分のレイアウトしか表示されません。

そこで面倒なのでマクロを作成しました。

メニューの表示→マクロをクリックしてマクロを起動すると

・PDF一括出力
・ワードのまとめて出力
・全て印刷

が出来るようにしました。(office2010)
office2003では使えなかったので別途マクロ作成して提供しました。
母のPCには、印刷一括機能のマクロのみしか入っていません。

マクロソースはこちら


Public Sub 全て印刷()
 ' Print all records in mail merge
Dim bPrintBackgroud As Boolean
Dim oMerged As Document
     
     'Disable to display all the alerts
    bPrintBackgroud = Options.PrintBackground
    Options.PrintBackground = False
    Application.DisplayAlerts = wdAlertsNone
     'Print all records
    With ActiveDocument.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .SuppressBlankLines = True
        With .DataSource
            .FirstRecord = wdDefaultFirstRecord
            .LastRecord = wdDefaultLastRecord
        End With
        .Execute Pause:=False
    End With
     
    Set oMerged = ActiveDocument
     'Show the Print dialog box
    Dialogs(wdDialogFilePrint).Show
    oMerged.Close 0
     'Restore all the alerts
    Application.DisplayAlerts = wdAlertsAll
    Options.PrintBackground = bPrintBackgroud
     
End Sub
Public Sub PDF出力()
 ' Print all records in mail merge
Dim bPrintBackgroud As Boolean
Dim oMerged As Document
Dim strOutPath As String

On Error GoTo Error
     strOutPath = myPath & "pdf\相談受付票_" & Format(Now, "yyyymmdd") & ".pdf"
     
     'Disable to display all the alerts
    bPrintBackgroud = Options.PrintBackground
    Options.PrintBackground = False
    Application.DisplayAlerts = wdAlertsNone
     'Print all records
    With ActiveDocument.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .SuppressBlankLines = True
        With .DataSource
            .FirstRecord = wdDefaultFirstRecord
            .LastRecord = wdDefaultLastRecord
        End With
        .Execute Pause:=False
    End With
     
    Set oMerged = ActiveDocument
     'Show the Print dialog box
'    Dialogs(wdDialogFilePrint).Show
    oMerged.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=strOutPath, ExportFormat:=wdExportFormatPDF
    oMerged.Close 0
     
     'Restore all the alerts
    Application.DisplayAlerts = wdAlertsAll
    Options.PrintBackground = bPrintBackgroud
     
Exit Sub
Error:
    MsgBox "エラーが発生しました。エラー内容:" & Err.Description & Chr$(10), vbCritical, "エラー"
End Sub
Public Sub ワードにまとめて出力()
 ' Print all records in mail merge
Dim bPrintBackgroud As Boolean
Dim oMerged As Document
Dim strOutPath As String

On Error GoTo Error

     strOutPath = myPath & "out\相談受付票_" & Format(Now, "yyyymmdd") & ".doc"
     
     'Disable to display all the alerts
    bPrintBackgroud = Options.PrintBackground
    Options.PrintBackground = False
    Application.DisplayAlerts = wdAlertsNone
     'Print all records
    With ActiveDocument.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .SuppressBlankLines = True
        With .DataSource
            .FirstRecord = wdDefaultFirstRecord
            .LastRecord = wdDefaultLastRecord
        End With
        .Execute Pause:=False
    End With
    
    Set oMerged = ActiveDocument
     'Show the Print dialog box
    oMerged.SaveAs2 strOutPath, wdFormatDocument
    oMerged.Close 0
     
     'Restore all the alerts
    Application.DisplayAlerts = wdAlertsAll
    Options.PrintBackground = bPrintBackgroud
     
Exit Sub
Error:
    MsgBox "エラーが発生しました。エラー内容:" & Err.Description & Chr$(10), vbCritical, "エラー"
End Sub
Rem ----------------------------------------------------------------------------------
Rem     関数名   : MyPath
Rem     処理内容 : パス情報の取得
Rem     引  数  : 無し
Rem     戻り値  : 無し
Rem ----------------------------------------------------------------------------------
Public Function myPath()
  
'  MsgBox ActiveDocument.Path & Application.PathSeparator & ActiveDocument.Name
  
  myPath = ActiveDocument.Path
  If Right(myPath, 1) <> "\" Then
    myPath = myPath & "\"
  End If
  
End Function

~感想~
差込印刷は、年賀状のあて名印刷とかでも使えます。
凄く便利で良いのですが、使い勝手はそんなに良くないなと思いました。
だけど、ワードのフォーマットそのまま使えるので手軽だと思います。
結果的に、データ入力はaccessで。出力はワードでになったので素人の母が
これを上手く使いこなせるのかどうかは謎なところです。

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